COS.DOCARCHIVE

Основной целью создания Информационной системы "Электронный архив" (ИС ЭА) COS.DOCARCHIVE является:

• информационная поддержка деятельности заказчика путем предоставления пользователям актуальной, полной и точной информации о нормативной, технической, оперативной и иной документации хранимой в ЭА в виде, пригодном для использования;
• интеграция ЭА с существующими информационными ресурсами и системами Заказчика;
• доступ, поиск, выборка документов по метаданным.

Результатом внедрения COS.DOCARCHIVE является создание автоматизированного централизованного банка нормативно-технической и иной документации со средствами его ведения, архивирования, оснащенного автоматизированными рабочими местами конечных пользователей.

Внедрение ИС ЭА позволяет повысить оперативность и полноту информирования сотрудников Заказчика о составе и содержании нормативных документов Заказчика и их взаимосвязи с техническими регламентами РФ, нормативно-правовыми документами Федеральных органов законодательной и исполнительной власти, документами национальной и отраслевой систем стандартизации, сводами правил.

Технологическую основу ИС ЭА COS.DOCARCHIVE представляет решение с открытым кодом Alfresco ECM EE.

Основными аргументами при выборе платформы являются:

• необходимость работы с документами с использованием типовых свободно распространяемых программных продуктов (для работы с системой необходим интернет - браузер IE7 или Mozilla FireFox 3 и более старших версий, Adobe Flash Media Player 10);
• возможность совместного хранения документов и метаданных в едином контейнере и возможность работы с метаданными через API внешним информационным системам;
• встроенная технология управления правами доступа на основе службы каталогов (также возможно расширение требований в части управления правами доступа к документам , загруженным из архива на компьютер пользователя на основе использования Adobe LiveCycle RMS);
• встроенная функциональность выбранной платформы электронного архива Alfresco ECM EE , также лицензируемое Adobe Systems, как Adobe LC Content Services.

В качестве полезной функциональности расширения предложенного решения можно привести:

• возможность хранения НТД в юридически значимом виде (такое решение используется в электронном архиве Москомархитектуры);
• возможность расширения требований технического задания в части управления правами доступа на основе политик к документам , загруженным из архива на компьютер пользователя на основе Adobe LiveCycle RMS;

Общий подход к построению хранилища состоит в том, что описание атрибутного состава всех документов осуществляется на основе интерактивной формы, заполняемой лицом, ответственным за заполнение карты. При этом метаданные в виде XML файла сохраняются внутри карточки документа. В качестве приложения к карточке могут использоваться сам документ в pdf формате, его версия в формате разработки, сопроводительные документы (листы согласования , иллюстрации в векторном формате и т.д.).

Основу хранилища представляет собой Alfresco ECM , представляющее собой систему управления корпоративным контентом.

Решение является многоплатформенным и поставляется в рамках лицензии с открытым кодом. OEM решение под названием LiveCycle Content Services ES поставляется компанией Adobe Systems как компонента платформы Adobe LiveCycle ES.

Основными конкурентными преимуществами предложенного решения являются:

• многоплатформенность и соответствие требованиям J2EE спецификации, что обеспечивает возможность развертывания на ряде платформ (Web Sphere, Web Logic, JBOSS, Tomcat);
• наличие встроенной системы ролевого управления доступом;
• глубокая интеграция со средствами работы с PDF документами и формами, входящими в платформу Adobe LiveCycle ES;
• наличие простого web интерфейса для работы с документами;
• простота разработки, поддерживаемая Open Source Community с одной стороны и командой поддержки с другой;
• наличие Call - центра в России с русскоязычной поддержкой.

В качестве способа хранения документов предложено использовать технологию, которая предусматривает использование в качестве карточки документа PDF формы, которая может заполняться в Adobe Reader (при необходимости - при централизованном ведении архива предпочтительным является использование Adobe Acrobat Professional).

Внесенные в карточку метаданные сохраняются в виде XML документа. Также внутри PDF карточки могут находиться сам документ в виде PDF образа и исходного редактируемого файла, иные документы (лист согласования, сопроводительное письмо и т.д.).

Таким образом, даже для документа, извлеченного из хранилища, все метаданные хранятся вместе с документом и могут быть прочитаны в свободно распространяемом программном обеспечении на нескольких основных платформах.

Для работы с перечнем документов разработан интерфейс на основе технологий AIR (Adobe Integrated Runtime) или Flash. Обе технологии основаны на Flash Data Services. Выбор конкретной технологии для конкретного Заказчика предлагается осуществить на стадии технического проектирования.

Существенное значение при реализации проекта имеет технология работы со справочниками и классификаторами. Предложено использовать решение, уже разработанное при решении задачи хранения и ведения справочников при реализации проектов электронного правительства.

Эта технология полностью соответствует рекомендациям ISO и предполагает хранение информации в виде XML файлов простой и одинаковой структуры в хранилище.

При этом документы могут публиковаться в юридически значимом виде, что позволяет полностью восстановить историю ведения справочника.

Актуальное состояние справочника в XML формате публикуется для публичного доступа.

Разработаны и поддерживаются веб службы для работы со справочниками большого размера.